Skip to content

Program Indonesia Scout Exchange (ISX)

Dikelola oleh PT. Ragom Muda Indonesia
Terakhir diperbarui: 30 Oktober 2025

1. Pendahuluan

Selamat datang di program  Indonesia Scout Exchange (ISX) yang diselenggarakan oleh International House of Science (IHS) bekerja sama dengan Ragom Muda Indonesia sebagai mitra.
Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, melindungi, dan mengelola data pribadi peserta dan pengunjung situs web isx.ragommuda.com.

Dengan mengakses situs ini atau mendaftar dalam program ISX, Anda menyatakan telah membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi dari kebijakan privasi ini.

2. Data yang Kami Kumpulkan

Kami dapat mengumpulkan data pribadi dari peserta dan calon peserta, antara lain:

a. Data Pribadi

  • Nama lengkap

  • Tempat dan tanggal lahir

  • Jenis kelamin

  • Alamat lengkap

  • Nomor telepon dan email aktif

  • Nomor identitas (KTP/Paspor)

  • Riwayat pendidikan dan organisasi

  • Foto diri dan dokumen pendukung (seperti CV, surat rekomendasi, dsb.)

b. Data Aktivitas & Interaksi

  • Data penggunaan situs web (melalui cookies atau analytics)

  • Aktivitas komunikasi melalui email atau formulir pendaftaran

  • Rekaman wawancara atau kegiatan online (Zoom, Webinar, dsb.)

c. Data Keuangan (jika diperlukan)

  • Bukti pembayaran pendaftaran program

  • Nomor rekening untuk keperluan refund atau administrasi

3. Tujuan Penggunaan Data

Data pribadi yang dikumpulkan akan digunakan untuk keperluan berikut:

  1. Proses administrasi dan verifikasi pendaftaran peserta.

  2. Pelaksanaan kegiatan Indonesia Scout Exchange.

  3. Komunikasi resmi antara peserta dan panitia (melalui email, WhatsApp, atau surat resmi).

  4. Pengurusan dokumen perjalanan, visa, asuransi, dan kebutuhan logistik lainnya.

  5. Publikasi kegiatan (foto, video, dan testimoni peserta).

  6. Pelaporan kepada pihak mitra internasional yang berhubungan langsung dengan pelaksanaan program.

  7. Peningkatan mutu layanan Ragom Muda Indonesia melalui analisis dan evaluasi program.

4. Dasar Hukum Pemrosesan Data

Pemrosesan data pribadi peserta dilakukan berdasarkan:

  • Persetujuan (consent) dari peserta yang diberikan secara sukarela.

  • Kewajiban hukum dan administratif, seperti pelaporan kegiatan atau kebutuhan dokumen perjalanan.

  • Kepentingan sah organisasi (legitimate interest) dalam menjalankan dan meningkatkan layanan program.

5. Perlindungan Data Pribadi

Kami berkomitmen menjaga keamanan data pribadi peserta dengan:

  • Menyimpan data di sistem yang dilindungi oleh enkripsi dan akses terbatas.

  • Melarang seluruh staf dan pihak ketiga mengakses data tanpa izin tertulis.

  • Melakukan audit keamanan secara berkala untuk mencegah kebocoran data.

Apabila terjadi insiden keamanan (data breach), kami akan segera memberi tahu pihak yang terdampak dan melakukan langkah mitigasi sesuai prosedur hukum yang berlaku.

6. Berbagi Data dengan Pihak Ketiga

Kami tidak menjual atau menyewakan data pribadi peserta kepada pihak mana pun.
Namun, dalam pelaksanaan program ISX, data peserta dapat dibagikan secara terbatas kepada:

  • Lembaga mitra luar negeri (host country) yang menjadi lokasi kegiatan.

  • Penyedia layanan perjalanan (visa, asuransi, tiket, dan akomodasi).

  • Instansi pemerintah (Kemenpora, Kemenlu, atau Kedutaan Besar) jika diperlukan untuk kepentingan diplomatik atau administratif.

Semua pihak ketiga wajib menandatangani perjanjian kerahasiaan (Non-Disclosure Agreement) dengan Ragom Muda Indonesia.

7. Penyimpanan dan Retensi Data

  • Data pribadi peserta akan disimpan selama maksimal 5 tahun sejak kegiatan selesai untuk keperluan arsip, laporan, dan publikasi resmi.

  • Setelah masa tersebut berakhir, data akan dihapus secara permanen dari sistem kami.

  • Peserta dapat mengajukan permohonan penghapusan data lebih cepat dengan alasan yang sah (melalui email resmi Ragom).

8. Hak Peserta terhadap Data Pribadi

Peserta memiliki hak untuk:

  1. Mengakses dan meninjau data pribadi yang telah diberikan.

  2. Meminta perbaikan apabila terdapat kesalahan data.

  3. Menarik persetujuan penggunaan data (withdraw consent).

  4. Meminta penghapusan data pribadi setelah kegiatan selesai.

Permintaan tersebut dapat diajukan melalui email: admin@ragommuda.com
Kami akan merespons dalam waktu maksimal 7 hari kerja.

9. Penggunaan Cookies dan Analitik

Situs web ISX menggunakan cookies untuk meningkatkan pengalaman pengguna.
Cookies membantu kami memahami perilaku pengunjung, preferensi halaman, dan efektivitas kampanye promosi.
Peserta dapat mengatur pengaturan browser untuk menolak atau menghapus cookies kapan saja.

10. Publikasi dan Dokumentasi

Dengan mengikuti program ISX, peserta memberikan izin kepada Ragom Muda Indonesia untuk menggunakan foto, video, atau testimoni kegiatan untuk keperluan:

  • Promosi program, publikasi website, media sosial, dan laporan lembaga.

  • Materi dokumentasi internal dan eksternal (laporan kegiatan nasional maupun internasional).
    Penggunaan konten akan selalu memperhatikan etika dan tidak akan mencemarkan nama baik peserta.

11. Perubahan Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini dapat diperbarui sewaktu-waktu untuk menyesuaikan perkembangan teknologi, hukum, atau kebijakan internal Ragom.
Setiap perubahan akan diumumkan melalui situs resmi https://isx.ragommuda.com/privacy-policy
Peserta disarankan untuk meninjau halaman ini secara berkala.

12. Kontak Kami

Apabila Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau permintaan terkait perlindungan data pribadi, silakan hubungi kami melalui:
Email: admin@ragommuda.com
WhatsApp: +62 8151819100
Alamat Kantor:
PT. Ragom Muda Indonesia
Jl. Kenari XII AE 8 No. 9 Reni Jaya, RT/RW 002/021, Kel. Pamulang Barat, Kec. Pamulang, Kota Tangerang Selatan, Banten
Website: https://ragommuda.com

Pernyataan Persetujuan

Dengan mengirimkan formulir pendaftaran dan mengikuti kegiatan Indonesia Scout Exchange, Anda menyetujui Kebijakan Privasi ini serta memberikan izin kepada PT. Ragom Muda Indonesia untuk mengelola data pribadi Anda sesuai dengan ketentuan yang berlaku.